Người Mỹ chi 146 tỷ USD và tốn 11,6 tỷ giờ để hoàn thành thủ tục khai thuế, phần lớn thời gian chỉ dành để điền các tờ giấy tờ

(SeaPRwire) –   Ngày Nộp thuế là 15 tháng Tư, còn ba tuần nữa. Nếu đến giờ bạn vẫn trì hoãn việc khai thuế, có lẽ đó là vì một lý do chính đáng: Xét cho cùng, nỗi sợ bị phạt tù vì vô tình tính toán sai cứ luôn lơ lửng trên đầu bạn, biến quá trình này thành một việc lặp đi lặp lại, dư thừa, tốn thời gian.

Giờ đây, không chỉ khoản tiền hoàn thuế của bạn có giá, mà cả công sức bạn bỏ ra để hoàn thành chúng cũng vậy—và cái giá đó rất đắt.

Khai thuế năm 2026 tốn bao nhiêu tiền?

Một phân tích mới từ Postal, một dịch vụ hộp thư ảo và tuân thủ, phát hiện ra rằng tờ khai thuế cá nhân khiến người đóng thuế Mỹ tiêu tốn tổng cộng 146 tỷ USD cho thời gian và chi phí trực tiếp trong năm nay—khoảng 576 USD/người chỉ tính riêng giờ công lao động, cộng thêm trung bình 288 USD chi phí bổ sung như thuê kế toán hoặc phần mềm. Xem xét dữ liệu từ OMB và Cục Thống kê Lao động, công ty này nhận thấy người Mỹ sẽ dành tổng cộng 2,1 tỷ giờ cho Mẫu đơn 1040 vào năm 2026, tương đương khoảng 12 giờ cho mỗi lần khai—và IRS dự kiến sẽ nhận được khoảng 169 triệu tờ khai như vậy.

Các doanh nghiệp cũng chẳng dễ dàng hơn. Postal ước tính tờ khai thuế doanh nghiệp khiến các công ty tốn hơn 126 tỷ USD hàng năm cho nhân sự và chi phí, trung bình 9.090 USD cho mỗi tờ khai. Cộng thêm Mẫu đơn 941—tờ khai thuế theo quý của người sử dụng lao động—và con số đó mang lại thêm 47 tỷ USD chi phí—với loạt mẫu W-2/W-3 là 8,8 tỷ USD. Ngay cả các tổ chức không nợ thuế (những đơn vị khai để không phải nộp) vẫn phải gánh chịu hơn 6,2 tỷ USD chi phí nhân sự và gánh nặng chi phí.

“Những con số này phản ánh điều chúng tôi thấy hàng ngày,” Max Clarke, đồng sáng lập Postal, cho biết. “Việc tuân thủ không khó vì mọi người bất cẩn—mà khó vì nó bị phân mảnh, bị thúc ép bởi thời hạn, và phần lớn là thủ công.”

Con số còn tệ hơn khi bạn xem xét đến số giờ lao động liên quan đến việc tuân thủ. OMB hiện liệt kê hơn 10.000 mẫu đơn và tài liệu mà cá nhân và tổ chức phải hoàn thành mỗi năm. Vào năm 2026, các cơ quan liên bang dự kiến sẽ nhận được hơn 210 tỷ phản hồi đối với các mẫu đơn tuân thủ, đòi hỏi ước tính 11,6 tỷ giờ lao động. Tổng chi phí tuân thủ liên bang, bao gồm cả chi phí trực tiếp, là gần 738 tỷ USD.

Tuân thủ thuế tốn kém thế nào với doanh nghiệp nhỏ?

Clarke biết rõ điều này từ bên trong. Là một cựu luật sư M&A và cựu nhân viên Palantir, người sau này xây dựng và bán một công ty khởi nghiệp bảo hiểm chuyên ngành, ông thành lập Postal sau khi nhận ra thư tín vật lý—vẫn là phương tiện chính cho các thông báo của IRS và thư từ của cơ quan liên bang—là một vấn đề lớn chưa được giải quyết đối với các doanh nghiệp nhỏ. Công ty của ông sử dụng AI để mở, quét và sắp xếp thư theo thứ tự ưu tiên cho khách hàng, đánh dấu những gì khẩn cấp và thời hạn của chúng. Hầu hết chủ doanh nghiệp nhỏ không phải là chuyên gia tuân thủ: Họ là những người đang cố gắng điều hành công ty của mình và đột nhiên nhận được một tài liệu hướng dẫn dài 126 trang của IRS và chỉ có một cuối tuần để tìm hiểu.

“Các doanh nghiệp nhỏ và cá nhân được kỳ vọng phải theo dõi hàng chục mẫu đơn và thông báo từ nhiều cơ quan liên bang, thường với rất ít sự rõ ràng về việc gì là khẩn cấp hoặc điều gì sẽ xảy ra nếu bỏ lỡ một thứ gì đó,” Clarke nói. “Khi thời hạn trôi qua, các khoản phạt và chi phí phát sinh có thể tăng lên nhanh chóng.”

Để định lượng người Mỹ chi bao nhiêu giờ lao động mỗi năm, công ty này đã lấy dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu của OMB, nơi mà luật pháp yêu cầu các cơ quan liên bang ước tính mỗi mẫu đơn tuân thủ mất bao lâu để hoàn thành. Về chi phí, Postal đã đối chiếu các ước tính giờ đó với dữ liệu tiền lương của BLS: cụ thể là thu nhập trung bình theo giờ và theo tuần của tất cả nhân viên khu vực tư nhân. Nhân số giờ ước tính của OMB với chi phí lao động đã tính đó, cộng thêm các dự báo chi phí trực tiếp của chính OMB cho phần mềm, nhà thầu và kế toán bên ngoài, và bạn sẽ có tổng chi phí tuân thủ.

Điều mới năm 2026: Hạn gửi thư trở nên rủi ro hơn

Khía cạnh vật lý của việc tuân thủ thuế rất dễ bị bỏ qua trong một thời đại mà mọi thứ đều kỹ thuật số. Nhưng Clarke chỉ ra rằng các thông báo quan trọng của IRS và cơ quan liên bang vẫn được gửi qua đường bưu điện—và năm nay, có một vấn đề mới. Bắt đầu từ năm 2026, USPS sẽ không còn đảm bảo dấu bưu điện trong ngày đối với các tờ khai gửi qua thư, có nghĩa là những người nộp thuế chờ đến ngày 15 tháng Tư mới bỏ phong bì của họ vào thùng thư có nguy cơ bị IRS coi là nộp trễ.

“Khi những tài liệu đó bị trì hoãn, bị bỏ qua hoặc bị hiểu sai, mọi người mất thời gian và tiền bạc để khắc phục,” Clarke nói. Có một cách khắc phục dễ dàng: bước vào thế kỷ 21.

“Công việc kinh doanh của chúng tôi lẽ ra không cần phải tồn tại. Mọi thứ nên được số hóa hoàn toàn. Mỗi doanh nghiệp nên có một khóa chính duy nhất giữa họ và chính phủ—và tất cả thông tin chỉ cần được đọc vào đó, được thực hiện một cách liền mạch, bằng điện tử, mà không phải lo lắng về những thứ như, mẫu đơn của Bộ Lao động có đến tay tôi hay không.”

Sự phức tạp của hệ thống thuế Mỹ không hoàn toàn là ngẫu nhiên. Các công ty như Intuit và H&R Block—có mô hình kinh doanh phụ thuộc vào việc tài liệu hướng dẫn dài 126 trang đó vẫn khó hiểu như hiện tại—đã chi hàng triệu USD vận động hành lang chống lại chương trình Direct File của IRS, nỗ lực của cơ quan này nhằm cho phép người nộp thuế khai trực tiếp miễn phí. Kể từ năm 2006, Intuit đã chi 25,6 triệu USD và H&R Block chi 9,6 triệu USD cho các nỗ lực vận động hành lang. Direct File thực tế đã bị đình chỉ vào năm ngoái.

Điều đó không có nghĩa là Clarke hay Postal phản đối thuế (“thuế là tốt,” ông nói, đồng thời cho biết thêm mọi người nên trả tiền cho việc sử dụng hàng hóa công cộng). Thay vào đó, ông nói đây là một hệ thống được thiết kế xung quanh sự ma sát, nơi ma sát đó có lợi nhuận cho một số ít người và tốn kém cho tất cả những người khác.

“Chính phủ đã có tất cả thông tin rồi, vì cách các nhà cung cấp bảng lương báo cáo,” ông nói. “Họ nên nói cho tôi biết chính xác tôi nợ bao nhiêu. Không nên để tôi tự mình tính toán con số đó bằng cách sử dụng nhiều nguồn khác nhau, và chịu rủi ro bị phạt nếu tôi sai.”

Nhưng đó không phải là hệ thống chúng ta đang có. Thay vào đó, 169 triệu người Mỹ sẽ dành trung bình 12 giờ đồng hồ mùa xuân này để làm những phép tính mà về lý thuyết chính phủ có thể làm cho họ—và trả, trung bình, 864 USD cho thời gian và chi phí cho đặc quyền đó.

“Ở quy mô lớn, 11,6 tỷ giờ này đại diện cho một chi phí cơ hội khổng lồ cho nền kinh tế,” Clarke nói. “Đó là thời gian bị lấy đi khỏi việc xây dựng doanh nghiệp, phục vụ khách hàng hoặc làm công việc hiệu quả. Cho đến khi các yêu cầu tuân thủ được đơn giản hóa, lợi ích lớn nhất sẽ đến từ việc giảm ma sát—giúp mọi người dễ dàng nhìn thấy họ cần làm gì, khi nào cần làm và điều gì thực sự quan trọng.”

Dù sao thì bạn vẫn phải khai thuế—câu hỏi chỉ là bạn sẽ mất bao nhiêu giờ và tốn bao nhiêu tiền.