Trong thời đại AI, cuộc họp hiệu quả hơn có thể là vũ khí bí mật của công ty bạn

(SeaPRwire) –   Các CEO đã quá mệt mỏi với các cuộc họp. Họ coi chúng là những khoảng thời gian lãng phí, làm tắc nghẽn lịch trình và làm suy giảm sự sáng tạo. Và họ đã có những hành động quyết liệt để loại bỏ những buổi động não không cần thiết khỏi nơi làm việc của mình.

Trong những năm gần đây, với hơn hai người để giải phóng nhân viên làm các nhiệm vụ khác. Tại , CEO Jack Dorsey đã chuyển dịch từ việc “nói về công việc” sang thực sự làm nó. , chỉ thêm lại những cuộc họp “thực sự cần thiết”. Tại , . Ông ấy tự chặn một số buổi chiều của mình khỏi các cuộc họp. CEO Jamie Dimon, trong khi đó, khuyến khích nhân viên .

Những hành động như vậy có vẻ giống như một cuộc thập tự chinh quá khích chống lại một tính năng cơ bản — dù bị ghét bỏ — của nơi làm việc hiện đại, nhưng Rebecca Hinds, tác giả của cuốn sách mới , cho rằng những ông chủ này có thể chưa đi đủ xa. Tiến sĩ Stanford, người đã nghiên cứu các cuộc họp trong 15 năm và tư vấn cho gần 100 công ty, nói rằng các tổ chức có thể hưởng lợi từ những gì bà gọi là “Armeetingeddon” hoặc “Ngày tận thế họp” — phá bỏ hoàn toàn các cuộc họp và bắt đầu lại từ đầu.

Theo nghiên cứu của bà, những người đóng góp cá nhân, quản lý và điều hành đã dành trung bình 3,7, 5,8 và 5,3 giờ mỗi tuần, tương ứng, trong các cuộc họp không hiệu quả vào năm 2024 — tăng 118%, 87% và 51% kể từ năm 2019.

“Là những người lao động tri thức, chúng ta dành 85 đến 90% thời gian để cộng tác,” bà nói. “Không có hoạt động nào chúng ta dành nhiều thời gian hơn các cuộc họp, nhưng chúng lại cực kỳ, cực kỳ rối loạn chức năng.” Các cuộc họp đã đóng vai trò trung tâm trong “kịch nghệ năng suất” của nơi làm việc một phần vì chúng rất dễ thấy, bà nói thêm: “Không có gì nói lên rằng bạn quan trọng hơn việc bị đặt lịch kép hoặc ba cuộc họp, vì vậy chúng ta định hướng để thể hiện năng suất thông qua các cuộc họp, thay vì thực sự thiết kế cuộc họp để thúc đẩy mọi thứ.” Trong các tổ chức mà nhiệm vụ tập thể và mục tiêu cá nhân không rõ ràng, các cuộc họp đã trở thành một loại biểu tượng địa vị — “một cách để thể hiện sự tiến bộ, thể hiện năng suất,” Hinds nói, gọi xu hướng đó là “có hại.”

Giải pháp của Hinds là coi các cuộc họp là “sản phẩm quan trọng nhất, tốn kém nhất và bị bỏ qua nhiều nhất trong toàn bộ tổ chức của bạn,” bà viết trong cuốn sách của mình. Một cuộc “Armeetingeddon” hoặc một cuộc làm sạch lịch là một khởi đầu tốt. Công ty cũ của Hinds, Dropbox, đã nổi tiếng thực hiện điều này vào năm 2013 khi, “trong một động thái mạnh mẽ,” Hinds viết, bộ phận IT đã “xóa các cuộc họp định kỳ khỏi lịch của nhân viên qua đêm.” Trong nhiều tuần, chỉ một vài cuộc họp thiết yếu được miễn khỏi “lệnh cấm họp” của công ty.

“Tiếng trống dồn dập của các cuộc họp đã biến mất qua đêm, để lại một thứ không quen thuộc: thời gian không bị gián đoạn để nhân viên làm việc của họ,” Hinds viết, người đã gia nhập Dropbox vào năm sau. Trong những “ngày tận thế họp” mà Hinds đã dẫn dắt, những người tham gia đã lấy lại tới 11 giờ mỗi tuần — những lợi ích có sức bền, bà viết.

Nhưng việc xóa lịch chỉ là bước đầu tiên. Hinds khuyên nên xây dựng lại sau 48 giờ “giải độc họp”, và chỉ sau đó mới thêm lại các cuộc họp có tác động thực sự và được thiết kế tốt.

Trong số các mẹo hàng đầu của bà cho các cuộc họp như vậy là lấy thời lượng cuộc họp mặc định — dù là 30 phút hay một giờ — và cắt giảm một nửa, tạo cảm giác cấp bách và nhu cầu chuẩn bị của người tham dự. Quy tắc tương tự cũng có thể áp dụng cho danh sách mời. Trên thực tế, nghiên cứu của Bain & Company cho thấy khi một cuộc họp có hơn bảy người, chất lượng quyết định giảm 10% cho mỗi người thêm vào.

Tuy nhiên, các cuộc họp có xu hướng quay trở lại lịch trình, vì vậy các nhà lãnh đạo cần trao quyền cho nhân viên của họ để bảo vệ thời gian của họ và từ chối các cuộc họp, điều này có thể cảm thấy khó xử hoặc thậm chí xúc phạm người tổ chức. Các công ty như Dropbox và GitLab đã cung cấp cho nhân viên các mẫu kịch bản được viết sẵn để lịch sự từ chối, theo kiểu: “Cảm ơn bạn đã mời tôi! Tôi tự hỏi liệu chúng ta có thể thử giải quyết vấn đề này qua email thay thế không?”

Hinds không ngạc nhiên khi có rất nhiều CEO đang nhắm mục tiêu vào các cuộc họp bây giờ: “Chúng ta đang sống trong kỷ nguyên hiệu quả này,” bà nói. Và khi người lao động có ít cuộc họp hơn, năng suất thường tăng lên. Sự hợp tác cũng tăng lên “vì mọi người buộc phải tìm những cách thức mới, có chủ đích hơn để giao tiếp mà không cần họp.” Đồng thời, sự quản lý vi mô giảm đi vì người quản lý không còn có thể sử dụng các cuộc họp “như công cụ giám sát nhóm của họ.”

Điều này không nhất thiết phải đến từ cấp cao: Đây là thời điểm tốt để nhân viên trung bình cũng siết chặt các cuộc họp, vì họ phải đối mặt với áp lực phát triển các kỹ năng tận dụng tốt nhất AI. “Chúng ta biết rằng rất nhiều điều đó đang được thực hiện thông qua thử nghiệm cá nhân và trong thời gian cá nhân,” Hinds nói. “Chúng ta nợ chính mình phải suy nghĩ về những khoảng thời gian mà chúng ta có thể lấy lại [và dành] cho những điều thực sự sẽ thúc đẩy sự nghiệp của chúng ta và cải thiện khả năng thực hiện của tổ chức chúng ta.”

Tuy nhiên, có một sự đổi mới trong công nghệ họp mà Hinds không thích: người ghi chú bằng AI. Bà chưa bao giờ sử dụng chúng. Sự cám dỗ gửi một bot đến một cuộc họp, bà nói, là “một dấu hiệu đối với tôi rằng cuộc họp chưa được thiết kế có chủ đích.”